Hva er en e-faktura?

En ekte e-faktura er en faktura som utstedes, mottas og behandles elektronisk. Den er digital fra den opprettes i forretningssystemet av utstederen til den tas imot, behandles og arkiveres hos mottakeren. En ekte e-faktura er med andre ord elektronisk i hele sin levetid.

Visse firmaer velger å sende en PDF-kopi av fakturaen med e-post. Denne kopien skannes eller skrives så  ut på papir for deretter å registreres i reskontroen. Det finnes flere ulemper med denne metoden:

• E-post er ikke en sikker kommunikasjonsmetode.
• Mange større firmaer godkjenner ikke PDF-fakturaer via e-post.
• PDFer kan havne på avveie i mottakerens spamfilter.
• Avsenderen får ingen kvittering på at PDF-fakturaen har kommet frem til mottakeren.
• Mottakeren må investere i en skannerløsning for å kunne tolke PDFen.
• Betydelig mindre mengder informasjon (færre felt) tolkes ved skanning sammenlignet med når fakturaen er helt elektronisk under hele levetiden.
• Studier viser at sannsynligheten for at en skannet faktura tolkes helt uten feil er kun 34,7% (kilde: Basware), hvilket innebærer tidkrevende arbeid ved feilhåndtering.