Debattartikkelen ”Pdf är bäst som e-faktura” (Computer Sweden, 7. april 2009) av Martin Lackman, daglig leder for ReadSoft Sverige, viser ikke det komplette bildet av e-fakturering for leverandør og mottakere, mener Fredrik Rosenqvist, daglig leder for Pagero AB i Sverige.
Selvfølgelig burde e-fakturering være like enkelt som å sende e-post, men en av flere viktige forskjeller er at fakturaen er en juridisk bekreftelse som skal oppfylle visse regler i henhold til bokføringslover. I tillegg kan reglene være forskjellige fra land til land. Bokføringslover vedrørende elektronisk fakturering krever at fakturaen er autentisk, d.v.s. at fakturaen ikke på noe vis skal kunne endres mellom parterne under overføringen. Dette stiller høye sikkerhetskrav på den teknikk som brukes når man sender og tar imot e-fakturaer. E-post anses ikke å kunne oppfylle disse krav og mange bedrifter aksepterer derfor ikke dette mottaksprinsippet. Derimot kan e-post være bra for å sende en fakturakopi.
Det finnes idag løsninger som oppfyller de nevnte sikkerhetskravene og som samtidig er like enkle som å sende en faktura i pdf-format via e-post. Pagero leverer f.eks en virtuell skriver som fungerer akkurat som en helt vanlig papirskriver, men som istedet skriver til en elektronisk datafil. Denne filen overføres deretter på en sikker måte og tolkes til korrekt mottakerformat (XML, e2b, EDIFACT) i en sentral for fakturaveksling. Med denne type av løsning trenger ikke leverandøren å tenke på hvilket format mottakeren vil ha, da Pagero løser dette. Mottakeren får en elektronisk godkjent datafil, som automatisk kan importeres til workflow-/forretningssystemet, sammen med et fakturabilde i f.eks. pdf-format.
For mottakeren er det en stor økonomisk fordel at tolkningen av leverandørenes e-fakturaer skjer sentralt (i fakturavekslingen). Dersom en sendende part forandrer sin fakturalayout, trenger ikke dette å korrigeres på mer enn et sted. Det er noe som er til nytte for alle mottakere, til forskjell fra desentraliserte skanningløsninger.
En vanlig misforståelse er at leverandører tror det er for dyrt å sende en e-faktura ”på riktig måte”, også ved små volumer. Det går faktisk å starte for bare 49 kr per måned, ettersom den nye teknikken ikke trenger dyre grunninvesteringer. Senere kan kompletteringer med flere verdi-økende tjenester skje, som f.eks e-arkivering, factoring og netting.
”Pdf är bäst som e-faktura” (Computer Sweden, 7. april 2009)